Nous poursuivons notre dossier thématique dédié à l’optimisation de votre cabinet de courtage en assurances avec ce nouvel article centré sur les outils du courtier.
Dans notre précédent article, nous vous conseillions de réaliser un audit de votre structure et d’identifier vos problématiques et besoins métiers. Cette étape indispensable pour choisir l’outil de gestion adapté vous permettra d’améliorer votre productivité de manière continue.
Etape 2 : Opter pour un outil de gestion « complet »
et « intégré »
Principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de courtage en assurances
En premier lieu, nous vous recommandons de vous pencher en détails sur les fonctionnalités attendues par un logiciel de gestion de courtage en assurances.
En effet, votre futur outil doit intégrer des tâches que l’on peut qualifier « d’obligatoires » dans le métier.
Une telle solution se doit d’assurer :
- La gestion des appels des primes, les relances, la comptabilisation, la réversion aux assureurs, les rétrocessions aux intermédiaires, les statistiques
- La gestion des sinistres et recours, les prévisions, le règlement des sinistres, les appels des fonds aux assureurs (aux clients pour les parties auto-assurées), la comptabilisation et les statistiques
- Des services Extranet intégrés à la gestion centrale (déclaration de sinistres, statistiques en ligne, cartes vertes en ligne, etc.)
- La création d’alertes automatisées des polices et des sinistres à surveiller ainsi que des tâches à réaliser
- La convergence des procédures et méthodes de l’entreprise, la formation des utilisateurs et leur remplacement en cas d’absence, sans rupture de la connaissance ou des processus à respecter.
Enfin, l’outil de gestion idéal doit être ergonomique et homogène. Il doit proposer des aides en ligne de manière à fluidifier naturellement le passage d’un programme à un autre et à faciliter l’apprentissage de l’outil pour les nouveaux collaborateurs.
Identifier les véritables « plus » d’un logiciel de gestion de courtage en assurances
Sélectionner votre futur logiciel de gestion de courtage en assurances peut s’apparenter à choisir la bonne assurance pour un particulier ou une entreprise : l’offre proposée au client est pléthorique et le choix pour ce dernier est donc complexe.
Afin de vous éclairer dans votre benchmark, nous avons dressé les caractéristiques d’un logiciel de gestion de courtage en assurances qui feront la différence, autrement dit « les plus » qu’un tel logiciel peut apporter.
Votre futur outil de gestion doit être :
- Complet et intégré, depuis la souscription jusqu’à la comptabilisation, en passant par l’appel des primes, mais aussi et si possible le suivi de l’encaissement, la gestion des sinistres (pour les courtiers gestionnaires) et les statistiques permettant l’analyse des risques
- Souple en matière de paramétrage mais ordonné au plan des procédures à suivre pour chaque métier
- Structurant pour la communication et la collaboration, par exemple au moyen d’une GED intégrée à l’outil et attachée aux objets gérés (contrats, dossiers sinistres), des actions à mener liées aux objets gérés (contrats, dossiers sinistres)
- Consultable de manière rapide et synthétique suivants divers axes, alertes inter-services (« souscription vers sinistres » ou « vers comptabilité », « comptabilité vers sinistres », etc.)
- Muni de fonctionnalités permettant de tracer les actes de gestion, de réconcilier le métier et la comptabilité
- Doté d’outils d’analyse de la conformité de la gestion (état synthétique des polices à suivre : retard d’appel de primes, retard d’encaissement, risque de prescription de sinistres ou de recours, évolution anormale d’un dossier sinistre, etc.).
Ce futur logiciel doit également être pourvu des fonctionnalités nécessaires sans lesquelles certains types de montage ne peuvent être proposés (« aggregates » annuels, multi-placement, coassurances) et qui évitent de traiter manuellement certaines affaires (hors outil de gestion et hors procédure normalisée).
Enfin, il faut s’assurer de la pérennité technique et fonctionnelle et de l’évolution métier réglementaire du logiciel. Ce point doit être vérifié par le courtier lors de son choix.
Lire la suite du dossier thématique : Etape #3 : Capitaliser sur votre nouvel outil de gestion et rentabiliser votre investissement
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