TrAss © : Logiciel Transport Express et Course à Course

Les produits logiciels - Transport et Courses

Le logiciel du Transport et des Courses

Progiciel de gestion intégré (PGI / ERP)

• permet le pilotage des exploitations d'une société de transport en proposant une console de dispache très riche pour suivre en temps réel la réalisation des ordres, de leur affectation à un agent, à leur livraison.
• Outil de gestion administrative assurant la facturation, la production de statistiques, la
  gestion des ressources humaines, la gestion du parc de véhicules ainsi que de
  nombreuses fonctions nécessaires à la profession.
• L'accès Internet et les terminaux portables permettent une dialogue permanent et temps réél entre le client, le centre de dispatche et les livreurs.

Destination du logiciel

Société de courses ou de transport

• quelle que soit sa taille
• son organisation en agences
• autonomes ou centralisées au siège
• ou son activité (2 roues, 4 roues et poids lourds).

Objet du logiciel

Prise en charge des ordres

• Prise en charge des ordres clients par téléphone ou par Internet
• Prise en charge des ordres inscrits dans des tournées planifiées
• Assurances, demande d'accusé de réception à la livraison

Dispache des ordres

• Affectation à une exploitation et un agent
• Suivi des enlèvements et des livraisons
• Accusé de réception client à la livraison
• Suivi de l'activité des agents (temps de travail)
• Qualité de service

Les terminaux portables et la traçabilité en temps réel

• Envoi automatisé des ordres
• Validation sur site des enlèvements et livraisons
• Signature client

Facturation

• Relevés et factures périodiques
• Facturation des carnets de bons
• Facturation manuelle
• Comptabilisation et interface avec progiciel comptable SAGE

Statistiques

• Statistiques exploitations
• Statistiques agents
• Statistiques clients
• Statistiques représentants
• Statistiques qualité de service
• Statistiques assurances

Gestion des ressources humaines

• Planning prévisionnel et réel des agents
• Temps de travail

Utilitaires généraux

• Recherches intuitives et multicritères
• Aide en ligne
• Administration des serveurs (sauvegardes des données, etc.

Accès INTERNET (Option)

• Saisie des ordres sur INTERNET
• Historiques et statistiques clients
• Extractions EXCEL

Le progiciel pour les terminaux portables (Option)

• En partenariat avec Weelog
• Affectation des terminaux (PDA,...) aux agents
• Fonctionnalités de mise en oeuvre sur le serveur d'exploitation
• Fonctionnalités de mise en oeuvre sur les terminaux portables
• Consultation des ordres de la journée

GED : La gestion électronique des documents (Option)

• Numérisation et indexation de documents (images, tableaux EXCEL, textes WORD)
• Attachement des documents à une fiche ou à un champ d'une fiche

Cadeaux d'entreprises (Option)

Contenu fonctionnel

Les données de base

• La fiche "client" qui décrit le client dans son aspect exploitation et administratif
• la fiche "agent" qui contient les données nécessaires à l'exploitation et à la gestion administrative
• les rubriques qui interviennent dans la facturation des ordres sous la forme de compléments
• Les partenaires auxquels l'entreprise peut faire appel
• Les véhicules utilisés par les agents
• Les marchés

La tarification

• Les listes des trajets
• Les secteurs géographiques
• Les rubriques de facturation
• Les tarifs généraux
• Les tarifs par agence
• Les tarifs particuliers des clients

La gestion des tournées et des ordres de transport récurrents

• Mise en place des tournées régulières par client
  • Tarification
  • Facturation des tournées à l'ordre ou au forfait périodique
  • Gestion de la périodicité d'exécution
• Génération journalière des ordres issus des tournées

L'exploitation

• La saisie des ordres de transport
  • Ordre simple (1 enlèvement, 1 livraison)
  • Aller/retour
  • Ordre multi segments
  • Saisie des objets transportés (Colis, plis,etc.)
  • Saisie des marchandises (Documents administratifs, B.A.T., etc.)
  • Demande d'assurance
  • Demande d'accusé de réception après la livraison
• La visualisation des ordres en historique
• La visualisation des ordres supprimés
• Le dispache
  • Affectation automatique des ordres aux exploitations
  • Affectation des ordres aux agents
  • Aide à l'affection manuelle d'un ordre (selon secteur géographique ou véhicule)
  • Suivi des enlèvements et des livraisons
  • Alerte sur retard d'affectation
  • Suivi des agents (début/fin de service, pause déjeuner, etc .)
  • Visibilité des agents avec terminaux portables (gestion automatique)
  • Suivi de l'activité par agent (CA, nombre de bons)
  • Visibilité des ordres déjà livrés ou en cours
  • Envoi automatique des accusés de réception de livraison
  • Gestion des exploitations
  • Transfert des ordres entre exploitations
  • Clôture de fin de journée

La facturation

• La génération automatique des relevés
• L'impression des relevés
• La génération automatique des factures périodiques
• La saisie des factures des carnets de bons
• La saisie des factures manuelles
• L'impression des factures
• La liste de contrôle des factures émises
• La comptabilisation des factures
• L'interfaçage avec le logiciel comptable SAGE

Les statistiques

• Les statistiques agents
  • Activité par agent
  • Nombre de bons par agent
  • Marges et anomalies
  • Temps de travail
• Les statistiques d'exploitation
  • Activité par exploitation
  • Alerte d'exploitation
  • Suivi des transferts d'ordres entre exploitations
• Les statistiques clients
  • C.A.
  • C.A. par destination et prestation
  • Marges et anomalies
  • Carnets de bons
  • Clients inactifs
  • Clients perdus
• Les statistiques représentants
  • C.A. réalisé et objectifs
  • Journal des commissions
• Suivi des carnets de bons
  • Solde des carnets de bons
  • Alerte bons manquants
  • Provisions comptables
• Les statistiques qualité
  • Qualité par exploitation
  • Qualité par agence et client
• Les statistiques d'assurance
  • relevé des ordres assurés

Les ressources humaines

• Le planning des agents
  • Planning prévisionnel
  • Planning réel
• Le suivi du temps de travail

Les outils généraux

• Les recherches intuitives
• Les recherches multicritères
• Les aides en ligne

Les accès INTERNET (Option)

• La saisie des ordres de transport par INTERNET
• Statistiques par destination et prestation
• Historique des ordres
• Traçabilité des livraisons
• Extraction EXCEL des ordres passés
• Administration générale
  • Ouverture des comptes
  • Droits d'accès et services autorisés
• Administration Client
  • Ouverture des intervenants
  • Droits d'accès et services autorisés
• Envoi planifié des statistiques
• Envoi planifié des factures et relevés

Les terminaux portables (Option)

• Affectation des terminaux (PDA,...) aux agents
• Fonctionnalités de mise en oeuvre sur le serveur d'exploitation
  • Synchronisation envoi et récupération des actions faites ou à faire sur les ordres par les agents
• Fonctionnalités de mise en oeuvre sur les terminaux portables
  • Affichage des missions (enlèvement ou livraison) à effectuer
  • Saisie des livraisons
  • Saisie des enlèvements
  • Signature client
  • Opération administrative (début/fin de service, pause déjeuner, absences, etc.)
• Consultation des ordres de la journée

La gestion électronique des documents (Option)

• La numérisation et indexation de documents
  • Images (GIF, TIF, JPEG, etc.)
  • Documents Word
  • Tableaux Excel
  • Documents Pdf
• Attachement d'un document à une fiche ou à un champ d'une fiche
  • Gestion d'une table des matières des documents indexés
  • Attachements clients : Contacts, appels d'offres, etc.
  • Attachements agents : Cartes d'identités, permis de conduire, etc.
  • Attachements véhicules : Cartes grises, attestations d'assurances, etc.
  • Attachements ordres : Bordereaux de livraison
  • Visualisation des documents

Les cadeaux d'entreprise (Option)

• Liste des cadeaux
• Attribution de cadeaux par contacts client
• Historique des cadeaux