>>AssTra – Maritime & Transport Solution
AssTra – Maritime & Transport Solution 2017-10-31T10:47:39+00:00

The first marine & transport solution
compatible with Optiflux

Underwriting, premiums, claims, accounting, statistics …
Your business production, administrative and accounting work flows are managed.

The software is dedicated to insurance company or agent covering marine & transport risks

  • Cargo,
  • Liability,
  • Hull and P&I.

ASSTRA© HITS

  • Rich functions, complete, intuitive and ergonomic access

  • Simplified communication between insured, broker, insurer and third party

  • Exchanges via Optiflux*

  • Exchanges by mail and EDI

  • Immediate and integrated accounting multi-currencies

  • Powerful data analysis tools

  • Compliance and Security

  • Documents in many destination language (languages may be added)

You may be a company or a branch with no other management software, a department or a Transport service of a company using a centralized accounting and reporting software.

The software provides modular functions switched off and on by a set of options and parameters according to your organization. You will be able to manage your business and communicate between the services and with your brokers and customers.

Whether you have direct or delegated business, the AssTra© covers all your needs.

Main features

Donwload AssTra’s technical documentation


Our related services

For a good start with your solution and work peacefully, Infass offers a personalized support.

As a true partner, our expert team is here to help you on a daily basis.

Learn more

Detailed features

Offers
  • Followed by agent or broker
  • Building of a fast offer sent by mail or full detailed offers
  • Following up, by letter or agenda
  • Successful and unsuccessful offers recording
  • Chronology of acceptances and refusals sorted by agent, broker or by customer
  • Automatic data transfer from the successful offers to the policies
  • Verification of the policies existing in the portfolio as an active client or other offers in progress, coming from other producers
Policies and endorsements
  • Broker and client data input
  • Brokerage (by date: rate …)
  • Underwriting limits (Cargo and Liability) by risk
  • Fleet of insured Trucks (Liability)
  • Fleets of ships with characteristics (Hull)
  • Insured values
  • Elaboration of insured certificates (Cargo, storage…)
  • Elaboration of the contract or endorsement, automatic clauses, annexes and mail
  • Following of the signature of the documents by the client
  • Chronology of the endorsements
  • Chronology of suspensions and reactivation of the coverage
  • EDM (Electronic documents management) allowing to attach with the contract the documents : contracts et endorsement, Turnover declaration, mails, word, excel, pdf documents, pictures…
  • Coinsurance management as a leading company or as a coinsurer
  • Reinsurance (cession).
Premiums
  • Premium war risks, accessories, fees, discounts, taxes, local or foreign currencies
  • Periodic term premium processing
  • Other premium input (endorsement, temporary premium, regularization on turnover or on other bases, cancellation…)
  • Insured voyage order input
  • Certificates
  • Management of order and certificate references
  • Automatic rating (function of good, voyages…) and control of policy limits
  • Download of Extranet or Excel file of certificates provided by the client, with all appropriate controls
  • Invoices and statements of invoices
  • Control of Turnover declarations for policy with regularization
  • Profit-sharing and No Claim Bonus management
  • EDM with invoices (certificate statement, list of vehicles or ships…
Premiums receipts
  • Input receipts
  • Automatic imputation of receipts (SEPA transfers checks via VIPS)
  • Brokerage to be paid and still on account
  • Coinsurance to be paid and still on account
  • Following receipt : consulting, listing and mailing
  • Suspension, cancellation, reactivation of the cover
  • Management of disputes
  • Payment before the emission of invoice
  • Sorting unpaid invoices according to the age of debits
  • Optiflux
Claim management
  • Opening and reserve input
  • Acknowledgment to the claimer
  • Information to coinsurers and head office (major losses)
  • Other mails and Emails
  • Agenda
  • Recoveries and prescriptions dates
  • Closing, reopening
  • Intervening party addresses and contacts
  • On Line consulting of the policy (endorsements, insured trucks, underwriting limits)
  • Alarms: cover dates and limits, unpaid premiums, good policy results (the claim has to be quickly processed)
  • Claim sheet
  • Claim lists and statistics (new claims, still open claims, closed, recoveries, close with no payment)
  • Optiflux
  • EDM attached documents to the claim (declaration, expertise, subrogation, by mail, word, excel, pdf, pictures…)
  • Statistic Identification : nature of claim or event, risk, good, voyage, packing, transport mode, carrier, traffic, …
  • Ventilation of reserve and payment by nature of claim (especially useful for commodities cargo insurance)
  • Linked claims for a major event(storm for instance) for reinsurers declaration
Claim payment and recovery receipt
  • Order to pay form the claims service (claim and expenses)
  • If waiting for subrogation: payment freeze, other freezes, according to payment competencies
  • Free to be paid, payment proceeding
  • Payment (transfer, checks)
  • Unpaid claims list
  • Recoveries input
  • Claims coinsurance statement and dispatch fees
  • Accounting and statistics
  • Optiflux
Claim and premiums previsions (reserves and provisions)
  • Input while opening the claim sheet
  • Automatic diminution when paying the claim and possible manual adjustments
  • Cancellation of reserves when closing the claim
  • Manual input or modification any time
  • End of year readjustment: list and simplified input
  • Chronology of reserves claim by claim
  • Reserves list for each coinsurer
  • Analysis of reserves run-off claim by claim
  • Stock of reserves claim by claim and annual fluctuation
  • IBNR and mathematical outstanding claims
  • Known deferred premium
  • Unearned premium
Brokers with no cashing delegation
  • Brokerage Bordereau on emitted premiums
  • Brokerage Bordereau on paid premiums
  • Brokerage Bordereau on unpaid premiums
  • Broker account
Brokers with cashing delegation
  • Premium and brokerage emitted Bordereau
  • Payment input from the broker
  • Payment input directly from the client and transformation of the status broker cashing to non-cashing
  • Premium and brokerage unpaid Bordereau
  • Broker account (Premium – brokerage – Payment)
  • Input or download of premium bordereau (emitted and paid) from big brokers or agents
  • Input or download of paid claims, claim payments and recovery cashing bordereau from big brokers or agents
  • Input via Optiflux : control and validation as a leading company, input in the files as a coinsurer
Relation with coinsurers or reinsurers
  • Coinsurance Bordereau : premiums emitted, paid, unpaid, claims, recoveries
  • Reinsurance cession (premiums and claims)
  • Reserve of claims and recovery Bordereau for coinsurers and reinsurers
  • Automatic accounting of premiums, accessories, taxes, brokerage, commission, paid claims, recoveries and fees
  • General and auxiliary accounting
  • Input for non-automatic accounting (finance, general charges…)
  • Upload of accounting entries to a Central Corporate Site
  • Journal, Accounts and balances
  • Synthetic documents for social declarations
  • Currencies consolidation with calculation of change profit or loss
  • Taxes declaration (insurances Taxes)
  • Fees Declaration paid to experts, lawyers, Claims Commissioner)
  • Automatic payments (SEPA or International transfers).
Automatic injection in the statistics : premiums, accessories, brokerage, profit share, claims and recovery
reserves, fees, franchise, payments.
General analysis: market, geographic sector, client activity, nature of police, risk, goods, packing, voyage,
transport, carrier
Specific by client : subsidiaries, specific traffic
Qualitative statistics to the hand of users (column and calculation parameters)
  • By client, policy, client subsidiary, client group
  • By Broker or brokers group
  • For our share, for 100%
  • Premiums, brokerage, Share profit, Claims, reserves, fees, S/P (Claim/ Premium ratio), major claims
  • By underwriting year and / or accounting year
  • By risk, group of risk, branch
  • By goods, voyage, mean of transport, carrier, packing, traffic
  • Statistics in original currency et conversion or in any currency with the rate of change (with a rate by month or by
    accounting year or by underwriting year, using a national or corporate rate).
List of policies to overlook
  • S/P too high or too low, too many claims (numbers, values)
  • Insufficient Premium or diminution of the premium An/An-1
  • Consultation of detailed statistics to focus on a population of policies, models of list to your hand
List of claims, pauments and reserves and total evaluation by policy
Recovery Statistics
Triangulation
Outgoing Interfaces
  • Accounting : upload to the central corporate accounting system (if necessary)
  • Upload of payments to be maid (transfers)
  • Streamserve publishing
  • Taxes declaration in France and Belgium
  • Fees declaration in France and Belgium (brokerage, expert, lawyer fees…)
  • External ETM (Alfresco for instance)
  • Optiflux
Incoming Interfaces
  • Broker bordereaux
  • Bank statement for cashing imputation (SEPA file)
  • Other accounting entries
  • Optiflux
Extranet (online services)
  • Clients statistics : policies, claims open and closed, Claims and Premiums by Analysis axes, (S/P)
  • Insurance certificate
  • Claim declaration

Vous êtes un cabinet de courtage ou un agent sans aucun moyen de gestion, un département ou service transport au sein d’un cabinet doté d’autres outils de gestion (autres branches, comptabilité…).

Ce progiciel de gestion intégrée, modulable et paramétrable en fonction de votre organisation, vous permet le pilotage, la gestion et la communication de votre activité.

Fonctionnalités principales

Téléchargez la documentation technique du logiciel AssTra.


Nos services associés

Pour bien démarrer avec votre solution et travailler sereinement, Infass vous propose un accompagnement personnalisé.
Véritable partenaire, notre équipe d’experts est là pour vous aider quotidiennement.

En savoir plus

Fonctionnalités détaillées

Offres
  • Prospects
  • Elaboration de l’offre envoyée par e-mail ou courrier Word
  • Relance courrier ou agenda des actions à mener
  • Archivage offres sans suite
  • Historique des acceptations et refus avec consultation par apporteur ou par affaire
  • Transfert de l’offre acceptée vers l’élaboration de la fiche client et de la police
  • Contrôle des affaires en portefeuille sur client actif ou offre en cours par un autre apporteur
  • Gestion des parts proposées aux assureurs, demandée par l’assureur et finalement contractées
Polices et avenants
  • Répartition en coassurance et taux de courtages homogènes ou différenciés par assureur
  • Pleins et franchises par garantie
  • Flottes camions assurés (RCT notamment)
  • Flottes de navires : caractéristiques navires (corps maritime, plaisance, pêche…)
  • Valeurs assurées (corps, machines…)
  • Elaboration des certificats d’assurance transport, stockage, déménagement…
  • Suivi du retour des certificats vierges et des carnets d’aliments
  • Elaboration du contrat ou avenant, clauses automatiques, annexes et lettre d’accompagnement
  • Suivi du retour signé des pièces par le client et par les assureurs
  • Historique des avenants
  • Historique des suspensions et remises en vigueur
  • GED permettant d’attacher au contrat les documents : contrats et avenants, déclaration CA, courriers et e-mails…
  • Indication des intermédiaires et conditions de rétrocession (dates validité, taux)
  • Mise en place des conditions de réassurance pour compte commun (part cédée, commission de fronting, commission de réassurance…)
  • Principes de placements multi-lignes (agrégat, captive, assurance locale)
Primes et commissions
  • Primes RO, RG, frais, escomptes, taxe, FGA, €/devises
  • Identification statistique de la prime : risque, marchandise, voyage, emballage, mode de transport, transporteur, chargeur, trafic…
  • Génération automatique des termes
  • Saisie des primes au comptant et régularisations des polices au Chiffre d’Affaires
  • Saisie des ordres d’assurance (polices alimentées et polices au voyage)
  • Tarification automatique des aliments et contrôle en ligne des pleins assurés par aliment
  • Import des aliments Extranet ou fournis par l’assuré au format Excel avec les mêmes contrôles qu’en saisie
  • Emission des factures, relevés au client
  • Bordereau de rétrocession de courtage sur primes émises à un intermédiaire apporteur
  • Contrôle et appel des déclarations C.A. pour les polices régularisables
  • Gestion des PB clients (Participations aux Bénéfices, No Claim Bonus, Bonne Arrivée…)
  • GED permettant d’attacher à l’appel de prime les documents justificatifs : récapitulatif des aliments, déclaration de CA, liste des véhicules ou navires d’une flotte…
  • Saisie des primes et commissions sur polices non confiées
Encaissement des primes
  • Saisie encaissement des primes (chèque, virement, prélèvement, CESAM…)
  • Imputation automatique des encaissements (chèques via VIPS, virements au format SEPA)
  • Suivi des non-réglés : consultation, liste
  • Relances
  • Suspension, résiliation pour non-paiement et remise en vigueur automatique à réception du règlement
  • Non-réglés par ancienneté (balance âgée)
  • Saisie des primes commissions encaissées sur polices non confiées
  • Bordereau de rétrocession de courtage sur primes encaissées à un intermédiaire apporteur
  • Bordereau de rétrocession de courtage sur primes émises non encaissées à un intermédiaire apporteur
Dossiers sinistres
  • Ouverture et inscription (date évènement, nature, réclamant…)
  • Accusé de réception au réclamant
  • Suivi de la prescription sinistre
  • Avis sinistres aux coassureurs (tous ou que les gros sinistres au-delà d’un seuil propre à chaque assureur)
  • Gestion du dossier, nomination d’experts, demandes de pièces…
  • Coordonnées des intervenants (avocat, expert, réparateur, réclamant, tiers responsable…)
  • Suivi des recours et de leur prescription
  • Courriers et actions à mener
  • GED des documents attachés au sinistre (déclaration, expertise, subrogation…)
  • Clôture et réouverture
  • Identification des intervenants et de leurs coordonnées (expert, avocat, commissaire d’avaries…)
  • Consultation police en ligne (avenants, garanties, véhicules, pleins, navires, certificats…)
  • Alertes : couvertures dates et pleins, prime impayée…
  • Impression de la fiche dossier
  • Liste des dossiers ouverts, clos, en cours, sans suite…
  • Identification statistique du dossier : nature avarie, risque, marchandise, voyage, emballage, mode transport, transporteur, chargeur, trafic, …
  • Ventilation des réserves et paiements par avarie au sein d’un même dossier
  • Dossiers liés pour un même événement (par exemple pour traiter la réassurance)
  • Gestion automatique des placements multi-lignes : ventilation automatique des sinistres sur les polices en fonction des agrégats atteints
Prévisions sinistres
  • Mise à jour à l’ouverture dossier des réserves sinistres et recours
  • Gestion automatique des prévisions au paiement sinistre et encaissement recours
  • Extinction à la clôture
  • Mise à jour en dehors des paiements sinistres et encaissement recours
  • Révision de fin d’année ou périodiquement : liste et saisie simplifiée
  • Historique des réserves par dossier
  • Liste des réserves par coassureur
  • Analyse de liquidation des réserves par dossier
  • Inventaire des réserves par dossier et variation en cours d’année
Paiements sinistres et encaissements recours
  • Ordre de paiement principal et frais (sans blocage ou avec blocage, attente de subrogation…)
  • Impression lettre de subrogation et suivi du retour
  • Libération comptable du paiement avec déduction éventuelle des factures impayées
  • Relevé de paiements (sinistres fréquents, frais d’expert)
  • Paiement suivant mode de paiement (chèque, virement, compensation…)
  • Enregistrement des recours après encaissement effectif
  • Liste des paiements non effectués (en cours, bloqués…)
Relation aux assureurs via Optiflux
Optiflux est la procédure d’échange, normalisée en France par l’AFNOR, entre les courtiers et les assureurs du marché français de la branche Maritime et Transport.
  • Connexion à la BDI pour importer le référentiel (codes risques, avaries…) et échanger les flux répartition, primes, sinistres et financiers
  • Repérage des rejets de l’apériteur et traitement de ces rejets
  • Importation automatique des références sinistres des apériteurs
  • Repérage des mouvements sinistres sur polices non déléguées pour saisie statistique
  • Règlement de certains sinistres par le biais du CESAM
Relation aux assureurs hors Optiflux
  • Bordereaux ou fichier Excel de primes émises, encaissées
  • Bordereaux ou fichier Excel de sinistres et recours payés et gestion des droits de dispaches
  • Bordereaux ou fichier Excel de prévision sinistre (réserves) par coassureur
  • Relevé mensuel de compte courant et de compte caisse
  • Envoi automatique par mail de toutes les pièces : appels de primes et dispaches sinistres et recours (paramétré selon le souhait de chaque assureur)
Gestion de la réassurance pour compte commun
  • Bordereaux de cession à la cédante et au cessionnaire des primes émises, commissions de fronting et courtage de réassurance
  • Bordereaux de cession à la cédante et au cessionnaire des sinistres payés et recours encaissés
  • Comptabilisation automatique des primes, frais, taxes, commissions sur primes émises et encaissées
  • Comptabilisation automatique des sinistres, recours, frais, honoraires payés
  • Comptabilisation automatique des bordereaux de coassurance et de réassurance
  • Comptabilisation automatique des rétrocessions de courtage
  • Comptabilité générale et auxiliaire
  • Saisie des écritures non automatiques (trésorerie, frais généraux…)
  • Exportation des écritures vers un autre site central
  • Consultation et impression des journaux, grands livres et balances
  • Documents de synthèses et préparation des déclarations fiscales
  • Historique des exercices antérieurs
  • Consolidation des devises et calcul automatique des gains et pertes de change
  • Groupes de comptes (cumul des en-cours des divers comptes assureurs par exemple)
  • Regroupement d’écritures et relevé des comptes (comptes courants récapitulatifs par période)
  • Déclaration des taxes d’assurances
  • Déclaration des honoraires payés (experts, avocats…)
  • Paiements automatiques (chèques, virements SEPA ou internationaux, prélèvements)
Injection automatique en statistiques : primes, commissions
Injection automatique en statistiques des sinistres, frais, recours et droits dispache et prévisions de sinistres
Statistiques qualitatives paramétrables (colonnes et calculs)
  • Par client, police succursale client, groupe clients (100%, net après déductions, « as if » reconstituant le 100% pour les acceptations)
  • Par coassureur, groupe de coassureurs, réassureur, groupe (pour leur part ou aux 100%)
  • Primes, sinistres avec ou sans réserve, avec ou sans frais et droits, S/P, commissions, rétrocessions, gros sinistres, PB (Participation aux Bénéfices, No Claim Bonus, Bonne Arrivée…)
  • Par exercice de souscription et/ou par année comptable
  • Par risque et groupe de risques
  • Par marchandise, voyage, mode de transport, transporteur, emballage, chargeur, trafic
  • Conservation en monnaie d’origine et conversion au choix de la monnaie et du taux de change (exercice, année, mois, taux fixes)
Liste des polices à suivre
  • S/P trop élevé ou trop bas, trop de sinistres en fréquence…
  • Prime insuffisante ou en diminution An/An-1
  • Consultation des statistiques détaillées de la liste constituée
Liste des dossiers sinistres, paiements, évaluations par police
  • Succursales et trafics spécifiques au client
  • Par avarie, gros dossier…
  • Par événement majeur (tempête par exemple)
Statistiques recours
Interfaces sortantes
  • Comptabilité : exportation vers site central
  • Ordonnancement des paiements sortants (virements SEPA, chèques)
  • Editique (Streamserve par exemple pour les factures, les dispaches, les chèques émis…)
  • Déclaration fiscale des honoraires payés (rétrocessions de commissions, frais expert, avocat…)
  • Bordereaux aux assureurs des primes émises et encaissées, des sinistres payés et recours encaissés, des prévisions sur sinistres et recours
  • GED externe (Alfresco par exemple)
  • Optiflux
Interfaces entrantes
  • Encaissement d’un service trésorerie et imputation automatique (chèques via VIPS par exemple ou virements au format SEPA)
  • Autres écritures comptables intéressant le service
  • Optiflux
Internet
  • Statistiques clients : liste des polices, des sinistres en cours et en historique, statistiques sinistres par axe d’analyse, statistiques police (S/P)
  • Saisie et impression des certificats d’assurance, avis d’aliments, attestations d’assurance transport, déménagement, exposition, stockage : saisie ou importation par fichier des aliments du client et facturation après tarification
  • Avis de sinistre

Our main interfaces

How can AssTra help your business?